Datenschutzkonforme Mieterselbstauskunft für Immobilienmakler
Was Sie als Immobilienmakler oder Vermieter bei einer DSGVO-konformen Mieterselbstauskunft beachten müssen
Die Mieterselbstauskunft ist ein ganz wichtiges Instrument für Immobilienmakler und Vermieter. Mit der Selbstauskunft wählen Sie zukünftige Mieter aus. Da mit der Selbstauskunft zahlreiche personenbezogene Daten abgefragt werden, sollte sie unbedingt datenschutzkonform aufgebaut sein. Welche Rechtsgrundlage für die Datenergebung die richtige ist und in welcher der Phasen bis zum Vertragsabschluss Sie welche Daten abfragen können, erklären wir Ihnen in unserem #Datenschutzsnippet „Mieterselbstauskunft“.
Erlaubnisvorbehalt: Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist nur zulässig, wenn sie ausdrücklich durch das Gesetz erlaubt ist oder eine Einwilligung vorliegt. In der Praxis sind vor allem die folgenden Legitimationsgründe wichtig:
- Einwilligung des Betroffenen
- Erforderlich zur Erfüllung des Vertrages / Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
- Berechtigtes Interesse des Verantwortlichen
Die korrekte Rechtsgrundlage für die Mieterselbstauskunft
Viele Selbstauskünfte berufen sich gerne auf die Einwilligung als Rechtsgrundlage. Doch das ist nicht die korrekte Grundlage für die Selbstauskunft. Warum? Eine Einwilligung setzt immer eine Freiwilligkeit voraus. Das ist üblicherweise bei einer Selbstauskunft nicht der Fall. Denn – füllt der Interessent die Selbstauskunft nicht aus, bekommt er in der Regel auch die Wohnung nicht. Dementsprechend ist der Freiwilligkeitsfaktor nicht gegeben.
Der Immobilienmakler oder Vermieter muss sich bei der Selbstauskunft auf andere Grundlagen stützen. Das ist auf der einen Seite das berechtige Interesse des Verantwortlichen, in dem Falle der Immobilienmakler. Oder das berechtigte Interesse eines Dritten, also des Vermieters oder Vermieterin. Des Weiteren befinden wir uns in einer vorvertraglichen Maßnahme gegenüber dem zukünftigen Mieter.
Die drei Phasen der Mieterselbstauskunft und welche Daten Sie in welcher Phase erheben dürfen
1. PHASE
Besichtigungstermin – Grundinformationen
Die Abfrage sollte sich in der ersten Phase auf Grundinformationen beschränken. Hier können Sie verschiedene Daten des Mietinteressenten abfragen wie Name, Vorname, Adresse, mögliche Kontaktmöglichkeiten wie Telefon und E-Mail. Sie können außerdem abfragen, ob es einen Wohnberechtigungsschein gibt, falls dies für das Objekt notwendig ist. Sie können auch nachfragen, ob größere Haustiere mit einziehen würden.
2. PHASE
Die Vorvertragsphase – tiefergehende Informationen
In dieser Phase befinden wir uns, wenn der Mietinteressent sich entschieden hat ein Objekt zu mieten. Sie können nun tiefergehende Informationen abfragen. Sie können beispielsweise abfragen, wie viele Erwachsene und Kinder in die Wohnung einziehen möchten oder nach dem Beruf und dem Arbeitgeber des zukünftigen Mieters oder der Mieter fragen. Sie können außerdem auch fragen, ob es Insolvenzverfahren gibt oder ob es schon Räumungstitel gab, was ganz wichtig für die Entscheidung des Immobilienmaklers oder des Vermieters ist. Sie können außerdem in dieser Phase auch schon nach dem nach den Einkommensverhältnissen und dem Gehalt des zukünftigen Mieters oder Mieter fragen.
3. Phase
Kurz vor Vertragsabschluss – Zusatzinformationen/Belege
In dieser Phase kann der Immobilienmakler Zusatzinformationen einfordern und überprüfen. Das sind auf der einen Seite Gehaltsunterlagen oder Einkommensbescheide, um zu überprüfen, ob sich die tatsächlichen Daten mit den erhobenen Daten decken. Des Weiteren kann eine Schufa-Abfrage stattfinden, um das Dauerschuldverhältnis zwischen dem zukünftigen Mieter und Vermieter abzusichern. Und auch natürlich zur Absicherung des Immobilienmaklers.
Vergessen Sie nicht die Hinweispflicht!
Wenn die Daten in den Phasen abgefragt werden befinden Sie sich auf einem Datenschutzkonformen Weg. Was Sie dabei weiterhin nicht vergessen dürfen ist, dass Sie den Mietinteressenten oder zukünftigen Mieter darüber informieren, was Sie mit seinen Daten machen. Hinter jede Selbstauskunft gehört eine entsprechende Hinweispflicht. In der Hinweispflicht informieren wir ihn darüber wer der Verantwortliche ist, welche Daten werden erhoben und an wen weitergegeben und was sind seine Rechte, die er gegenüber dem Immobilienmakler hat.
Wenn Sie alle diese Hinweise berücksichtigen haben Sie eine datenschutzkonforme Mieterselbstauskunft.
Mirko Tasch ist Gründer und Geschäftsführer der ituso GmbH. Er berät und unterstützt zahlreiche Immobilienmakler bei der korrekten Umsetzung der DSGVO Vorgaben und ist regelmäßiger Referent des IVD-Süd (Verband der Immobilienberater, Makler, Verwalter und Sachverständigen Region Süd e.V.) zum Thema Datenschutz.
Angebote, Anfragen, Anmerkungen
Wir freuen uns über Ihre Nachricht – kontaktieren Sie uns!
Montag-Freitag 9:00 - 17:00 Uhr
Fraunhoferstraße 9, 85221 Dachau
Sonnenbergstrasse 23, 8610 Uster