Effektive Mitarbeiterschulung Datenschutz

Inhalt einer Datenschutzschulung: Wissensstand, Basics und praxisrelevante Themen

Eine Datenschutzschulung beinhaltet verschiedene Inhalte, die vom Wissensstand der Mitarbeiter im Datenschutz abhängen. Bei einer erstmaligen Schulung werden in der Regel die Grundlagen behandelt, um Fragen wie "Warum?", "Wieso?" und "Weshalb?" zu beantworten. Dazu gehören auch Verhaltensregeln am Arbeitsplatz und am Telefon sowie Informationen darüber, welche Daten an wen weitergegeben werden dürfen.

Für Mitarbeiter, die bereits über Basiswissen verfügen, ist es sinnvoll, spezielle Themen einzubeziehen, die direkt mit ihrer täglichen Arbeit zu tun haben. Beispielsweise sollten Mitarbeiter in der Hausverwaltung wissen, wie sie Telefonnummern an Handwerker weitergeben sollten. Zudem ist die datenschutzkonforme Kommunikation mit Kunden und die Nutzung von WhatsApp zur Terminabsprache relevant.

 

Ziel der Mitarbeiterschulung Datenschutz: Sensibilisierung und Vermeidung von Datenschutzvorfällen

Das Hauptziel einer Datenschutzschulung für Mitarbeiter besteht darin, das Bewusstsein für Datenschutz zu schärfen und sie für relevante Aspekte zu sensibilisieren. Sensibilisierte Mitarbeiter wissen, worauf sie achten müssen und können sich datenschutzkonform verhalten. Dadurch können Datenschutzvorfälle und Geldbußen vermieden werden. Während Basis-Schulungen im Internet verschiedene Muster und Präsentationen bieten, sollten weiterführende Schulungen individuell auf das Unternehmen und die Branche zugeschnitten sein.

 

Methoden von Schulungen: Präsenzschulung und Web-based-Training im Vergleich

Es gibt unterschiedliche Arten von Mitarbeiterschulungen im Datenschutz. Die Präsenzschulung und das Web-based-Training sind zwei gängige Methoden, die jeweils Vor- und Nachteile haben.

• Präsenzschulung
  Die Präsenzschulung erfordert, dass alle Mitarbeiter zu bestimmten Terminen persönlich anwesend sind. Dies erfordert einen organisatorischen Aufwand, bietet jedoch eine effektive Möglichkeit zur Schulung, da die Mitarbeiter sich intensiv mit dem Thema Datenschutz auseinandersetzen können. Sie können direkt Fragen stellen und Probleme bei der Arbeit ansprechen, was zu einer höheren Awareness führt.
• Web-based-Training
  Das Web-based-Training ist einfach und kostengünstig zu organisieren. Mitarbeiter können die Schulung an ihrem eigenen Computer zu einer für sie passenden Zeit durchführen. Allerdings besteht die Herausforderung darin, dass die Dauer der Schulung durch die flexible Zeiteinteilung der Mitarbeiter variieren kann. Zudem besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter während der Schulung abgelenkt sind und nicht vollständig auf das Thema Datenschutz fokussiert sind.

Unsere Erfahrung zeigt, dass in vielen Unternehmen eine Kombination aus Präsenzschulung und Web-based-Training sinnvoll ist, um die Vorteile beider Methoden zu nutzen.

 

Nicht empfehlenswerte Schulungsmethoden: PDF-Versand und Powerpoint-Präsentationen ohne interaktiven Charakter

Wir raten davon ab, Datenschutzschulungen einfach per Mail als PDF-Dokument oder Powerpoint-Präsentation zu verschicken und die Mitarbeiter zu bitten, diese durchzulesen. Eine solche Schulung hat keinen interaktiven Charakter und die Mitarbeiter nehmen daran in der Regel nicht in dem Maße teil, dass die Inhalte nachhaltig hängen bleiben.

Daher empfehlen wir entweder eine Präsenzschulung, ein Web-based-Training oder eine Kombination beider Methoden. Im Anschluss an die Schulungen sollten den Mitarbeitern Schulungsunterlagen zur Verfügung gestellt werden, damit sie bei Bedarf nachschlagen können.

 

Wiederholung der Datenschutzschulung: Sinn einer jährlichen Wiederholung mit variierenden Inhalten

Wir empfehlen dringend, Datenschutzschulungen regelmäßig zu wiederholen. Direkt nach der Schulung ist das Bewusstsein der Mitarbeiter für Datenschutz am höchsten, und es kommen viele Fragen und Rückfragen zu bestimmten Themen auf. Im Laufe des Jahres nimmt die Anzahl dieser Anfragen normalerweise ab. Daher ist eine jährliche Wiederholung sinnvoll, wobei die Inhalte variiert werden sollten. Zusätzlich sollten die Mitarbeiter während der Zeiträume zwischen den Schulungen durch Newsletter, Informationsplattformen oder schwarze Bretter über Neuigkeiten im Datenschutz informiert werden, um das Bewusstsein kontinuierlich aufrechtzuerhalten. Der stete Tropfen höhlt den Stein...

 

Dokumentation der Schulung: Wichtigkeit schriftlicher Aufzeichnungen

Die Dokumentation der Datenschutzschulung ist entscheidend. Im Datenschutz gilt der Grundsatz: "Wer schreibt, der bleibt!" Wenn ein Unternehmen etwas dokumentieren kann, sollte es dies auch tun, insbesondere bei so wichtigen und positiven Ereignissen wie einer Datenschutzschulung. Bei Online-Schulungen ist in der Regel ersichtlich, wer an der Schulung teilgenommen hat. Bei Präsenzschulungen wird eine Teilnehmerliste geführt.

 

Durchführung der Präsenzschulung: Kompetenz des Datenschutzbeauftragten oder versierter Fachkraft

Die Präsenzschulung sollte entweder durch den Datenschutzbeauftragten oder eine versierte Fachkraft im Datenschutz durchgeführt werden. Es ist wichtig, dass der Schulungsleiter nicht nur eine Präsentation ablesen kann, sondern auch in der Lage ist, auf spezifische Fragen einzugehen und diese zu beantworten. Oft ist zu Beginn einer Schulung nicht absehbar, welche Fragen gestellt werden, und die Beantwortung dieser Fragen ist ein wichtiger Aspekt der Präsenzschulung für die Mitarbeiter. Daher sollte die Präsenzschulung ausschließlich von einem Experten im Datenschutz durchgeführt werden.