Effektiver Datenschutz im Unternehmen

Zertifizierte & erfahrene Datenschutzexperten ✓
Pragmatische und praxisnahe Umsetzung der DSGVO ✓
Datenschutzmanagement digital - Software inklusive ✓

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Individueller Datenschutz in Ihrem Unternehmen

Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten erwarten von Unternehmen einen sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit ihren personenbezogenen Daten. Die Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und nationale Datenschutzgesetze stellen hohe Anforderungen an die Erfassung und Verarbeitung dieser Daten, die jedes Unternehmen erfüllen muss. Vernachlässigt ein Unternehmen den Datenschutz, riskiert es Bußgelder und erhebliche Image-Schäden.

Als erfahrene Datenschutzexperten stehen wir Ihnen beratend zur Seite und übernehmen als externer "Kümmerer" Ihre Datenschutzaufgaben. Sie können sich voll und ganz auf Ihre Dienstleistungen, Produkte, Kunden und Mitarbeiter konzentrieren. Wir verwalten Ihren Datenschutz digital mithilfe einer Datenschutzmanagementsoftware. Dadurch haben Sie einen vollständigen Überblick und Zugriff auf alle relevanten Dokumente und sind jederzeit auskunftsbereit, beispielsweise gegenüber Kunden und der Aufsichtsbehörde.

Lassen Sie uns gemeinsam ein effektives Datenschutzkonzept für Ihr Unternehmen erstellen und umsetzen. Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft, während wir uns um Ihren Datenschutz kümmern.

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Dienstleistungen und Standorte

Wir unterstützen mit unserem erfahrenem Team bundesweit kleine und mittelständische Unternehmen sowie Fachabteilungen im Datenschutz – sowohl strategisch als auch operativ

Unsere Dienstleistungen im Überblick

Datenschutzberatung
Externer Datenschutzbeauftragter
Mitarbeiterschulung
Datenschutz Audit
Berater-Tag
Seminare
Webinare
Informationssicherheit und IT-Sicherheit

Schweiz und Lichtenstein

Das neue Datenschutzgesetz (nDSG) Schweiz tritt zum 1. September 2023 in Kraft. Unser Schwesterunternehmen ituso Schweiz GmbH unterstützt Sie gerne bei allen Fragestellungen rund um den Datenschutz in der Schweiz.

Unsere Dienstleistungen im Überblick

Datenschutzberatung
Externer Datenschutzbeauftragter
Datenschutz Audit
Berater-Tag
Seminare
Webinare

„Datenschutz und wirtschaftlicher Erfolg schließen sich nicht aus, sondern gehen Hand in Hand. Unsere erfahrenen Datenschutzexperten unterstützen Sie dabei, den Datenschutz in Ihrem Unternehmen pragmatisch umzusetzen als Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur zu etablieren.“

—Mirko Tasch
Geschäftsführer

Braucht das Unternehmen unbedingt einen externen Datenschutzprofi?

Die Antwort ist nein. Der Datenschutz in Ihrem Unternehmen kann durch die Geschäftsführung oder durch Mitarbeiter selbst aufgebaut werden. Einen externen Profi zum Thema Datenschutz benötigen Sie grundsätzlich nicht. Wichtig ist nur, dass der Datenschutz in Ihrem Unternehmen funktioniert und alle geforderten Dokumentations- und Rechenschaftspflichten erfüllt werden.

Ihr Unternehmen benötigt dafür also lediglich Ressourcen, Zeit und Geld. Es müssen Mitarbeiter gefunden werden, die das Datenschutzprojekt durchführen und voran treiben, es muss Zeit in Weiterbildung investiert werden und Geld in entsprechende Tools zur Unterstützung und Dokumentation des Datenschutzes. Ggf. sollten auch entsprechende Zertifizierungen gemacht werden, falls das Unternehmen beispielsweise einen Datenschutzbeauftragten bestellen muss. Die Mitarbeiter müssen entsprechend geschult werden und in die Prozesse eingebunden werden.

Externer Datenschutzbeauftragter

tiefgehendes Wissen im Datenschutz vorhanden
Praxiserfahrung aus anderen Kundenprojekten vorhanden
Vorlagen und Templates vorhanden
Fachkundige Analyse und Konzepterstellung
keine Kosten für Weiterbildung
klare identifizierbare Kosten

interne Abläufe anfänglich unbekannt, Einarbeitung notwendig

Interner Datenschutzbeauftragter

interne Abläufe sind bestens bekannt

Fachkunde muss erlernt werden
keine Praxiserfahrung
Arbeitsaufwand und Nebenkosten oft schwer kalkulierbar
Gefahr von Interessenskonflikten
Kündigungsschutz des internen DSB
Durchsetzungs-/Akzeptanzprobleme gegenüber internen Mitarbeitern

Ihr Datenschutz? Wir kümmern uns darum!

Für viele Unternehmer ist das Thema Datenschutz lästig, zeitintensiv und mit Verunsicherungen verbunden. Gleizeitig nutzen immer mehr Menschen die Möglichkeit, Informationen über ihre Daten in Unternehmen einzufordern. Mitarbeiter, Kunden und Wettbewerber können jederzeit "unsaubere" Prozesse bei der Aufsichtsbehörde melden. Der externe Druck, sämtliche datenbezogene Prozesse im Unternehmen Datenschutzkonform auszurichten, nimmt zu.

Unabhängig davon, wo Sie sich aktuell befinden und welche Herausforderungen Sie im Datenschutz bewältigen möchten, stehen wir Ihnen unterstützend zur Seite. Unsere Experten begleiten Sie dabei, den Datenschutz in Ihrem Unternehmen zu optimieren und auf den aktuellen rechtlichen Rahmen abzustimmen. Gemeinsam meistern wir die Anforderungen und sorgen für ein vertrauensvolles Handling personenbezogener Daten.

Lassen Sie uns gemeinsam die passende Lösung für Ihr Unternehmen finden.

Warum ist Datenschutz wichtig für Unternehmen?

Datenschutz bezieht sich darauf, personenbezogene Daten vor unbefugter Nutzung und Zugriff zu schützen. Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten innerhalb der EU verarbeitet, muss die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), des BDSG und anderer nationaler Gesetze einhalten. Es ist erforderlich, angemessene Datenschutzmaßnahmen zu implementieren und zu dokumentieren, um die Daten zu schützen.

Wann dürfen personenbezogene Daten verarbeitet werden?

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sind Unternehmen dazu verpflichtet, bestimmte Grundsätze zu beachten.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist erlaubt:

Mit der ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Personen.
Wenn eine vertragliche Verpflichtung besteht, die zwischen Ihrem Unternehmen/Ihrer Organisation und einem Kunden besteht.
Um einer rechtlichen Verpflichtung nach EU- oder nationalem Recht nachzukommen.
Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse nach EU- oder nationalem Recht erforderlich ist.
Zum Schutz lebenswichtiger Interessen einer Person.

Es ist nicht gestattet, Daten willkürlich und unstrukturiert zu sammeln. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten muss rechtmäßig, zweckgebunden und sachlich korrekt erfolgen.

Welche Konsequenzen drohen bei Datenschutzverstößen?

Bei Datenschutzverstößen drohen verschiedene Konsequenzen. Die genaue Art und Schwere der Konsequenzen hängt von mehreren Faktoren ab, einschließlich der Art des Verstoßes, des Ausmaßes der Auswirkungen und der Rechtsvorschriften des jeweiligen Landes. Hier sind einige mögliche Konsequenzen:

Geldbußen: Datenschutzverstöße können zu erheblichen Geldstrafen führen. Die Höhe der Geldbuße kann von den Aufsichtsbehörden festgelegt werden und ist oft von der Schwere des Verstoßes abhängig. Grundsätzlich gilt: bis zu 20 Millionen Euro oder im Fall eines Unternehmens bis zu 4% des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes im vorangegangenen Geschäftsjahr - je nachdem, welcher Wert der höhere ist.
Rufschädigung: Datenschutzverstöße können zu einem erheblichen Vertrauensverlust bei Kunden und der Öffentlichkeit führen. Dies kann zu einem negativen Ruf und Vertrauensverlust führen.
Rechtsverfahren: Betroffene Personen oder Aufsichtsbehörden können rechtliche Schritte gegen das Unternehmen einleiten, um Schadensersatz oder andere Rechtsansprüche geltend zu machen.
Untersuchungen und Prüfungen: Bei schwerwiegenden Datenschutzverstößen können Aufsichtsbehörden Untersuchungen und Prüfungen durchführen, um den Umfang des Verstoßes festzustellen und sicherzustellen, dass angemessene Maßnahmen ergriffen werden, um zukünftige Verstöße zu verhindern.
Geschäftliche Auswirkungen: Datenschutzverstöße können erhebliche finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen haben, einschließlich des Verlusts von Kunden, Geschäftsmöglichkeiten oder Verträgen.

Unternehmen sollten daher die geltenden Datenschutzgesetze genau einhalten und angemessene Datenschutzmaßnahmen implementieren, um Konsequenzen zu vermeiden. Lassen Sie sich gerne beraten.

Wie gewährleistet ein Unternehmen die Einhaltung des Datenschutzes?

Unternehmen gewährleisten die Einhaltung des Datenschutzes beispielsweise durch folgende Maßnahmen:

Implementierung von Datenschutzrichtlinien: Unternehmen sollten klare Richtlinien und Verfahren zum Schutz personenbezogener Daten festlegen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter diese verstehen und befolgen.
Durchführung von Schulungen: Mitarbeiter sollten regelmäßig geschult werden, um ein Bewusstsein für Datenschutzbestimmungen, -risiken und -verantwortlichkeiten zu schaffen. Dadurch sind sie in der Lage, angemessen mit personenbezogenen Daten umzugehen und Datenschutzverletzungen an Ihrem Arbeitsplatz zu vermeiden.
Datenschutz-Folgenabschätzungen: Bei der Einführung neuer Prozesse oder Technologien, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden sind, sollten Unternehmen Datenschutz-Folgenabschätzungen durchführen. Dadurch werden potenzielle Risiken bewertet und Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken ergriffen.
Umsetzung angemessener Sicherheitsmaßnahmen: Unternehmen müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dazu gehören beispielsweise die Verschlüsselung von Daten, Zugangskontrollen, regelmäßige Sicherheitsprüfungen und die Aktualisierung von Sicherheitsrichtlinien.

In jedem Fall ist es ratsam, einen Datenschutzexperten intern oder extern zu beauftragen. Diese Fachkraft kann sicherstellen, dass die notwendigen Maßnahmen gemäß den geltenden Gesetzen umgesetzt und eingehalten werden. Ein Datenschutzexperte unterstützt bei der Identifizierung von Risiken, der Umsetzung von Best Practices und der Aufrechterhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus im Unternehmen. Kontaktieren Sie uns für Unterstützung.

Müssen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten beauftragen?

Nach §38 BDSG benötigen alle Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten, in welchen mind. 20 Personen regelmäßig personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, also am Computer. Es spielt dabei keine Rolle, ob es sich um den Auszubildenden oder eine Teilzeitkraft handelt. Alle Personen werden voll gezählt.

Des Weiteren müssen alle Unternehmen, die besonders sensitive Daten wie Gesundheitsdaten, Daten über das Sexualleben, biometrische Daten usw. verarbeiten verpflichtenend einen Datenschutzbeauftragten benennen, sowie Unternehmen die personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung oder zum Zweck der Markt- und Meinungsforschung verarbeiten.

Und natürlich bestellen auch kleinere Unternehmen, die einfach einen „Kümmerer„ für den Datenschutz brauchen, jemanden, der das Thema und die Umsetzung im Unternehmen vorantreibt, freiwillig einen Datenschutzbeauftragten. Dies ist das in aller Regel ein externer Datenschutzbeauftragter.

Was sind die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten?

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind klar in der Datenschutzgrundverordnung geregelt. Beispielsweise ist ein Datenschutzbeauftragter für die

Schulung und Beratung der Geschäftsführung und der Beschäftigten zuständig,
er überwacht die Einhaltung der DSGVO, des BDSG und weiterer Gesetze, die den Datenschutz beinhalten.
Er unterstützt bei der Durchführung von Datenschutzfolge-Abschätzungen, also wenn ein Risiko für den Betroffenen besteht.
Er ist Ansprechpartner in Datenschutzfragen für Mitarbeiter, Kunden, Interessenten und
ist der Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörde und auch zur Zusammenarbeit mit dieser verpflichtet.

Ein guter Datenschutzbeauftragter sollte aber unbedingt auch pragmatisch vorgehen und sollte hier und da auch über den Tellerrand hinwegsehen können, um dem Unternehmen zu helfen. Auch sollte er sich nicht ausschließlich darauf beschränken, Dokumente und Excel-Files zu verteilen und sich ausschliesslich auf die beratende Funktion berufen. Ein guter Datenschutzbeauftragter packt auch selbst mit an. Er ist nicht nur Berater, sondern ein echter Kümmerer im Datenschutz.

Wer kann zum internen Datenschutzbeauftragten bestellt werden?

Hier ein ganz klares Jein. Die Person, die benannt werden soll, muss gewisse Voraussetzungen erfüllen. Sie muss

die berufliche Qualifikation haben und natürlich
auch das Fachwissen im Datenschutz und der Datenschutzpraxis.
Dazu kommt ein gutes Wissen in den Themen IT und IT-Sicherheit, ohne die es nicht geht.

Verfügt die ausgewählte Person nicht darüber, muss dieses Wissen aufgebaut werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt, der zwar nicht im Gesetz steht, aber essentiell ist ist, die Einstellung des benannten Datenschutzbeauftragten. Der Datenschutzbeauftagte im Unternehmen sollte loyal, ehrlich und konfliktfähig sein und immer versuchen einen pragmatischen aber datenschutzkonformen Weg für das Unternehmen zu finden.

Es ist sicher nicht gut, jemanden als internen Datenschutzbeauftragten zu benennen, der gerade im „falschen Moment über den Flur läuft“ oder jemanden auszuwählen, der schon immer einmal einen „Sheriff-Stern“ auf der Brust haben wollte und gerne Kollegen kontrollieren möchte. Ein Datenschutzbeauftragter muss den Job wollen, aber nicht der Kontrolle wegen, sondern wegen der Aufgabe.

Hinzu kommt dann noch die Thematik der Interessenskonflikte. Bestehen diese zwischen der normalen Tätigkeit im Unternehmen und der Position als Datenschutzbeauftragter, ist diese Person als DSB ungeeignet. Dies kann soweit gehen, dass die Bestellung durch die Aufsichtsbehörde entzogen wird.

Was können Interessenskonflikte sein?

Gewisse Positionen im Unternehmen oder verwandtschaftliche Verhältnisse könnten Interessenskonflikte auslösen. Grundsätzlich scheiden aber bei der Auswahl zum Datenschutzbeauftragten alle Personen aus, die in einer führenden Position sind und Prozesse selbst bestimmen in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Also die Geschäftsführung per se fällt aus, genauso wie der Leiter Personal, Vertrieb, IT und Marketing, in denen die meisten Prozesse sind, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Interessenskonflikte sind hier abzusehen. Auch Verwandte, wie z.B. die Ehefrau, der Ehemann oder Kinder der Geschäftsführung werden kritisch von der Aufsichtsbehörde gesehen, eine Bestellung dieser Personenkreise kann zu Problemen führen.

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