Externer Datenschutzbeauftragter Köln

Wann benötigt mein Unternehmen in Köln einen externen Datenschutzbeauftragten?

Ob Sie ein großes oder ein kleines Unternehmen im Raum Köln betreiben, spätestens mit der Einführung der DSGVO im Jahr 2018 müssen Sie eine ganze Reihe von Gesetzen und Regelungen in Verbindung mit dem Schutz persönlicher Daten einhalten. Zudem befinden sich die gesetzlichen Regelungen im Bereich des Datenschutzes in einem regen Wandel. Wie soll da ein Unternehmen noch den Durchblick behalten? Daher lohnt es sich immer Fachleute zu Rate zu ziehen, die sich um die Erarbeitung und das Organisatorische rund um die Datenverarbeitung kümmern. Denn Fehler und Rechtsverletzungen können großen Schaden anrichten, Ärger verursachen und Sie viel Geld kosten für den Betroffenen. Mit einem praxiserfahrenen Beauftragten für den Datenschutz sind Sie immer auf der sicheren Seite. Doch es stellt sich die Frage: braucht Ihr Unternehmen zwingend einen?

Das Bundesdatenschutzgesetz regelt über §38, ob ein Unternehmen überhaupt einen Datenschutzbeauftragten benötigt und unter welchen Bedingungen bzw. welche Mindestaufgaben dieser erfüllen muss. Sollten in Ihrem Betrieb in der Regel mindestens 20 Personen dauernd mit der automatisierten Datenverarbeitung von persönlichen Daten beschäftigt sein, ist es verpflichtend, einen Beauftragten für den Datenschutz zu benennen. Dieser kann intern oder extern sein. Doch damit ist noch nicht alles gesagt.

Es gibt Sonderfälle, bei welchen auch sehr kleine Betriebe Beauftragte bestellen müssen. Dieser Fall tritt ein, wenn der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter sensible Daten verarbeitet, welche einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegen, oder etwa wenn solche Daten geschäftsmäßig zum Zwecke der Übermittlung, für Markt- oder Meinungsforschungszwecke dienen. In diesem Fall haben Sie, unabhängig von der Anzahl der mit der Verarbeitung beschäftigten Personen, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

Es könnte auch möglich sein, dass ein kleineres Unternehmen einen beschäftigen muss. Es gibt dazu noch weitere Regelungen und bestimmte Umstände. Verlassen Sie sich nicht allein auf die Anzahl Ihrer Mitarbeiter, sondern lassen Sie das im Zweifelsfall von einer qualifizierten Fachperson beurteilen.

Werden in Ihrem Betrieb sensible Daten, welche in die Kategorie „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ (z. B. Gesundheitsdaten) fallen verarbeitet, so dass eine Datenschutzfolgeabschätzung nach Art. 35 DSGVO durchgeführt werden muss, dann sind Sie dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, auch wenn beispielsweise nur drei Personen bei Ihnen beschäftigt sind.

Gerne unterbreiten wir Ihnen ein unverbindliches Angebot, falls Ihr Unternehmen in die Bestellpflicht fallen sollte.

Ohne gesetzliche Verpflichtung trotzdem einen Datenschutzbeauftragen? Wann ist dies empfehlenswert?

Ihr Unternehmen in Köln beschäftigt weniger als 20 Mitarbeiter und verarbeitet und übermittelt auch keine besonders sensiblen Datenkategorien? Dann müssen Sie – zumindest dem Gesetz nach – keinen Datenschutzbeauftragten benennen. Dennoch müssen im Unternehmen alle Gesetze und Verordnungen im Bereich des Datenschutzes strikt eingehalten werden. Und damit stellt sich die Frage: „Wer soll sich darum kümmern?“. Auch dazu gibt es eine Antwort vom Gesetzgeber: Falls Ihr Unternehmen nicht unter die Regelungen der Pflichtbestellung fällt, muss automatisch die Geschäftsleitung alle organisatorischen Aufgaben und Pflichten aus der Grundverordnung und den anderen auf den Datenschutz bezogenen Verordnungen übernehmen. Haben Sie die nötigen Ressourcen dazu?

Der Datenschutz ist ebenfalls ein wichtiges Marketinginstrument. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Kunden wissen, wie wichtig Ihrem Unternehmen das Thema Datenschutz ist. Machen Sie transparent, wie sicher die Daten Ihrer Kunden bei Ihnen sind. So gewinnen Sie das Vertrauen und fördern aktiv die Kundenbindung.

Aus diesen Gründen entscheiden sich viele Unternehmen für die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten, auch wenn sie nicht dazu verpflichtet sind. Schließlich haben Geschäftsführer und Ihre Mitarbeiter auch noch andere Aufgaben.

Zusammen mit Ihnen analysieren wir Ihr Geschäftsmodell und Ihre Prozesse, sowie den IST-Zustand Ihrer datenschutzrechtlichen Pflichten, um festzustellen, ob Ihr Unternehmen einen Beauftragten für den Datenschutz benötigt bzw. welche Vorteile sich für Sie durch die freiwillige Bestellung ergeben.

Welche Aufgaben hat ein externer Datenschutzbeauftragter?

Das Aufgabengebiet ist im Artikel 39 der Datenschutzgrundverordnung festgehalten. In Kürze zusammengefasst, sind externe Datenschutzbeauftragte für das gesamte Datenschutzmanagement im Unternehmen, welches sie betreuen, verantwortlich. Sie sprechen Handlungsempfehlungen aus, sind für die Erarbeitung individueller Datenschutzkonzepte verantwortlich, überwachen deren Umsetzung, verantworten die gesamte Datenschutzdokumentation und arbeiten mit der zuständigen Aufsichtsbehörde zusammen.

Seine Arbeit beginnt mit der Auseinandersetzung mit dem IST-Zustand im Unternehmen und setzt sich fort mit der Beratung, Dokumentation, Sensibilisierung und Schulung der Verantwortlichen, der auftragsverarbeitenden Personen, der Mitarbeiter in allen Belangen bezüglich der Berücksichtigung der DSGVO sowie weiterer EU-Vorschriften in Verbindung mit dem Schutz sensibler Daten. Dazu zählt auch die Beratung – auf Anfrage – bezüglich der Datenschutz-Folgenabschätzung und die Überwachung von deren Durchführung gemäß Artikel 35 DSGVO.

Die vielseitigen und komplexen, beratenden und ausführenden Aufgaben des externen Datenschutzbeauftragten, sowie die damit verbundene hohe Verantwortung, machen die Auswahl des Beauftragten zu einer Herausforderung für Unternehmen. Es wird dringend empfohlen, darauf zu achten, dass Sie jemanden wählen, der nicht nur exzellent ausgebildet ist, sondern auch praxisnahe, langjährige Erfahrung nachweisen kann. Hier kann es sich wahlweise um eine interne oder externe Person handeln.

Braucht mein Unternehmen einen internen oder einen externen Datenschutzbeauftragten?

Auf jeden Fall braucht Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten, wenn es die gesetzlich verankerten Bedingungen dazu erfüllt. Sollten Sie nicht zufällig jemanden beschäftigen, der mit dem Thema Datenschutz, inklusive den aktuellen gesetzlichen Vorschriften und Verordnungen, sehr gut vertraut ist und idealerweise auch noch spezialisiert und praxiserfahren, ist eine Kosten-Nutzen-Analyse der erste Schritt für Ihre Entscheidungsfindung.

Ein interner Datenschutzbeauftragter kennt das Unternehmen mit all seinen Eigenheiten, die Prozesse, die Zuständigkeiten die Gepflogenheiten und die organisatorischen Voraussetzungen. Dieses Insiderwissen kann kein Externer mitbringen. Andererseits: Jemand internes bedeutet in der Regel, dass sie sehr schnell hohe Personalkosten haben werden, dazu kommen noch die Kosten für Weiterbildungen und Wissenserhalt. Zudem muss ihr Unternehmen für mögliche Fehler und Versäumnisse haften.

Ein externer Datenschutzbeauftragter mit langjähriger Praxiserfahrung kann schnell und zu planbaren Kosten den IST-Zustand erfassen. Seine Templates, Fragebögen und Arbeitsvorlagen (in unserem Fall komplett digital über ein modernes Datenschutzmanagementsystem) ermöglichen ihm sofort zu handeln. Sein effizientes Handeln wirkt sich kostensparend für Ihr Unternehmen aus. Prüfen Sie selbst! Wir setzen auf sehr gut ausgebildete und langjährig praxiserfahrene Datenschutzspezialisten. Die hohen Qualitätsansprüche von ituso spiegeln sich in der Arbeit und Professionalität unserer Datenschutzbeauftragten wider.

Beratung im Datenschutz für Unternehmen aus Köln: für wen ist sie sinnvoll?

Allen Unternehmen aus Köln und Umgebung steht unsere Beratung in Köln zur Verfügung. Das Thema Datenschutz ist von höchster Aktualität und betrifft Unternehmen aller Branchen und Größenordnung welche im Betrieb personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten. All diese Unternehmen sind zur Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben wie in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verpflichtet.

Diese datenschutzrechtlichen Regelungen betreffen neben kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen auch Konzerne. Auch betreffen die Datenschutzgesetze alle Branchen. Ob sie kleiner Händler sind, Website-Betreiber mit automatischer Verarbeitung von Personendaten, ob Arzt in eigener Praxis, ob Unternehmer in der Industrie, im Handel, in der Software-, Kultur-, Beratungsbranche oder im öffentlichen Dienst, in welcher Branche Sie auch tätig sind – sobald Sie elektronisch persönliche Daten erheben und verarbeiten, ist Datenschutz ein Thema, dem sie sich stellen müssen.

Wenn Sie sich unsicher darüber sind, inwiefern Ihr Unternehmen, eventuell mit Hauptsitz in Köln, oder im Kölner Raum die aktuellen Datenschutzanforderungen erfüllt oder Sie Hilfe bei der Umsetzung von Datenschutz-Maßnahmen an Ihrem Kölner Standort benötigen: kontaktieren Sie uns.

Unsere Datenschutzexperten im Kölner Büro sind gerne für Sie da. Auch sind sie Ihre zuverlässigen Ansprechpartner, sollten Sie eine betriebliche Datenschutz-Schulung benötigen oder umfassende Informationen und Beratung bezüglich der Ernennung eines externen Datenschutzbeauftragten.

Was sind die Vorzüge einer Beratung in Köln?

Mit unseren exzellent ausgebildeten und praxiserfahrenen Datenschutzexperten sehen wir uns als kompetenten Partner der Unternehmen in und um Köln in allen Anliegen und Fragen rund um den Datenschutz.

Unsere Leistungen im Datenschutz – Beratung und Umsetzung – sind immer auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten, denn Datenschutz kann nicht pauschal behandelt werden. Jedes Unternehmen hat seine individuellen Prozesse und Anforderungen in diesem Zusammenhang. Auch unsere Beratung und die Art uns zu kontaktieren, passen wir den Möglichkeiten und Bedürfnissen unserer Kunden und Interessenten an: persönlich, telefonisch oder per Online-Konferenz.

Wir beantworten Ihre konkreten Fragen zu allen Datenschutzthemen und bieten Ihnen eine handlungsbezogene und praxisorientierte Beratung. Ein erfahrener externer Datenschutzbeauftragter aus Köln schult Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte oder erarbeitet mit Ihnen ein optimales Datenschutzkonzept für Ihr Unternehmen. Und wenn Sie wollen, setzen wir es zusammen um. Sollte es mal zu einem Datenschutzvorfall mit akutem Handlungsbedarf kommen, bei welchem Zeit eine Rolle spielt, unterstützen wir Sie prompt, effizient und gekonnt. Das gehört zu unseren Mindestaufgaben. Sie können sich stets darauf verlassen, dass wir das Problem schnell erfassen und auch in schwierigen Situationen Lösungen finden.

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter in Köln?

Datenschutz ist ein recht komplexes Feld, darum können wir kein Preisschild mit einem Festpreis für alle denkbaren und individuellen Anliegen machen.

Datenschutz muss, je nach Unternehmen und Art der erhobenen und automatisiert verwaltbaren Daten individuell behandelt werden. Um Ihnen ein maßgeschneidertes und unverbindliches Angebot zur Umsetzung aller anwendbaren gesetzlichen Anforderungen an den Schutz sensibler Daten zu unterbreiten, müssen wir im Vorfeld ein paar Informationen erheben. Auf Basis dieser Informationen erstellen wir Ihnen ein Angebot im von Ihnen gewünschten fachlichen Umfang zu absolut wettbewerbsfähigen Konditionen, aus dem Sie klar entnehmen können, was Sie aufwenden müssen und was Sie dafür von uns erhalten.

Bei der Kalkulation spielt die Unternehmensgröße eine entscheidende Rolle. Zudem macht es ebenfalls einen Unterschied, ob Sie lediglich Unterstützung in einigen Fragestellungen des Datenschutzes benötigen oder ob Sie konstante Unterstützung durch einen externen Datenschutzbeauftragten in Anspruch nehmen wollen.

Den über 60.000 Unternehmen unterschiedlichster Größe in Köln bieten angemessene Preise nach Unternehmensgröße an:

• Preise für kleinere Kölner Unternehmen
• Preise für mittelständische Unternehmen aus Köln
• Preise für große Unternehmen aus Köln

Zu Beginn steht immer eine kostenlose und unverbindliche telefonische Beratung. (Zur Terminauswahl >>>), in der bereits erste Anliegen und Fragestellungen besprochen werden können und welche beiden Seiten wichtige Informationen liefern. Beispielsweise über die Unternehmensgröße, die Art der automatisiert verarbeiteten Daten, sowie in welchem Umfang Sie als unser Kunde Unterstützung benötigen.

Datenschutzaufsichtsbehörde Nordrhein-Westfalen: Welche Rolle spielt sie im Datenschutz?

Die Aufsichtsbehörde für den Datenschutz mit Hauptsitz in Düsseldorf ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Seit Oktober 2015 – Juli 2020 war Helga Block Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (LDI) in Nordrhein-Westfalen. Seit Mai 2021 ist Bettina Gayk die neue Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Alle öffentlichen und nicht-öffentlichen Stellen Nordrhein-Westfalens, die personenbezogene Daten verarbeiten, unterstehen der Aufsicht der Behörde mit seiner Landesbeauftragten.

Die Aufgabe der Datenschutzaufsichtsbehörde Nordrhein-Westfalen ist über die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften in Nordrhein-Westfalen (NRW) zu wachen. Bei Verstößen gegen die DSGVO und das BDSG kann sie Bußgelder verhängen.

Des Weiteren hat jeder das Recht, sich unmittelbar an die Behörde zu wenden, wenn er Verstöße gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen befürchtet. Der Datenschutzverstoß muss dabei nicht den Betroffenen selbst betreffen. Die datenverarbeitenden Stellen – also alle Unternehmen in Köln und Umgebung und ganz Nordrhein-Westfalen – sind gegenüber der LDI voll auskunftspflichtig.

Ob Sie Ihren datenschutzrechtlichen Pflichten in Ihrem Unternehmen in Köln in korrekter Weise nachkommen, können unsere Berater für den Datenschutz in Köln für Sie überprüfen.

Datenschutzbeauftragter und Datenschutzberater – was sind die Unterschiede?

Der Datenschutzbeauftragte hat eine auf Dauer angelegte, gesetzlich definierte und geregelte Rolle in der Management-Organisation Ihres Unternehmens. Er hat sicherzustellen, dass der Datenschutz in Ihrer Firma zu jeder Zeit gesetzeskonform betrieben wird und ergreift Maßnahmen, wenn durch Versäumnisse oder Gesetzesänderungen Korrekturen oder neue Anforderungen an den Datenschutz anstehen und umgesetzt werden müssen.

Dagegen hat der Berater eine eher bedarfsorientierte Aufgabenstellung. Neben der Unterstützung von Unternehmen beispielsweise beim Aufbau oder Umbau einer Datenschutzorganisation, agiert er fachkundig bei besonderen Fragestellungen im Hinblick auf den Datenschutz, ist aber nicht für Ihre gesamte Datenschutzorganisation verantwortlich.