Hinweisgeberschutzgesetz: Datenschutzverletzungen frühzeitig erkennen und beheben

Am 2. Juli 2023 wurde das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft gesetzt. Dieses Gesetz verpflichtet Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern dazu, sichere Meldekanäle für Hinweisgeber einzurichten. Ab Ende des Jahres betrifft dies auch Unternehmen ab 50 Mitarbeitern. Darüber hinaus schütz das Gesetz den Hinweisgeber vor Repressalien.

Als Datenschutzberater möchten wir aus zwei Gründen auf die Bedeutung dieses Gesetzes hinweisen:

1. Früherkennung von Datenschutzverletzungen: Hinweisgebersysteme können dazu beitragen, auch Datenschutzverletzungen in Ihrem Unternehmen frühzeitig aufzudecken. Oftmals sind es Mitarbeiter oder unternehmensnahe Dritte wie Lieferanten, Kunden, Geschäftspartner, die als Erste Missstände im Unternehmen bemerken. Durch ihre Hinweise können potenzielle Probleme in einem frühen Stadium erkannt und angegangen werden.
2. Gewährleistung der Datenschutzbestimmungen: Bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems ist es wichtig sicherzustellen, dass es den Datenschutzbestimmungen entspricht. Als Datenschutzberater können wir Ihnen dabei helfen, ein DSGVO-konformes Hinweisgebersystem einzuführen oder bei der Auswahl einer bereits bestehenden Lösung beraten.

Warum empfehlen wir auch kleineren Unternehmen ein Hinweisgebersystem?

Das neue Hinweisgeberschutzgesetz bietet eine Gelegenheit, eine "Speak Up"-Kultur in Ihrem Unternehmen aktiv zu fördern. Ein Hinweisgebersystem dient nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern bietet auch entscheidende Vorteile für Ihr Unternehmen:

1. Früherkennung von Problemen: Mitarbeiter und nahestehende Personen sind oft die Ersten, die auf Missstände im Unternehmen hinweisen. Durch ein Hinweisgebersystem können Sie potenzielle Probleme, wie zum Beispiel Datenschutzverletzungen, Diskriminierung, Diebstahl, Bestechung und andere Verstöße, frühzeitig erkennen und angehen.
2. Förderung einer offenen Kultur: Ein Hinweisgebersystem fördert eine offene Unternehmenskultur, in der Mitarbeiter ermutigt werden, Bedenken und Missstände zu melden. Dadurch wird das Vertrauen gestärkt und die Mitarbeiterbindung erhöht.
3. Image und Vertrauen: Ein effektives und transparentes Hinweisgebersystem kann das Vertrauen von Kunden, Partnern und der Öffentlichkeit in Ihr Unternehmen stärken. Es zeigt, dass Sie die Anliegen aller Stakeholder ernst nehmen und aktiv auf eine faire und gerechte Unternehmensumgebung achten.

Unterstützung bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems

Sollten Sie Unterstützung bei der Einführung oder Auswahl eines DSGVO-konformen Hinweisgebersystems (oder generell Tools bei welchen personenbezogene Daten verarbeitet werden) Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Empfehlung: Eine im Mittelstand gern genutze und DSGVO-konforme Lösung ist beispielsweise das Hinweisgebersystem whistlebox. Whistlebox ist ein digitales Hinweisgebersystem, mit der Hinweise anonym und einfach abgegeben und verwaltet werden können. Sie setzt die Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie sicher und dabei kostengünstig um.