Externer Datenschutzbeauftragter Karlsruhe

Verarbeiten Sie personenbezogene Daten automatisiert, sind DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz für Sie verbindlich, egal wo Ihr Betrieb sitzt und in welcher Branche Sie tätig sind. Ob Sie jemanden benennen müssen, ergibt sich in Deutschland vor allem aus Paragraf 38 BDSG. Die Faustregel: Beschäftigen Sie in der Regel mindestens 20 Personen dauerhaft mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, führt an einem Datenschutzbeauftragten kein Weg vorbei. Ob intern oder extern, liegt in Ihrer Hand.

Damit ist die Sache aber nicht erledigt, denn die Kopfzahl allein ist nicht ausschlaggebend. Sobald Sie besondere Datenkategorien wie Gesundheitsdaten verarbeiten und deshalb eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO fällig wird, sind Sie zur Benennung verpflichtet, selbst bei einer Handvoll Mitarbeitenden. Dasselbe greift, wenn Sie personenbezogene Daten geschäftsmäßig übermitteln oder für Markt- und Meinungsforschung nutzen. Verlassen Sie sich also besser nicht auf die reine Personenzahl, sondern lassen Sie den Fall fachlich einschätzen. Das erledigen wir gern für Sie.

Angenommen, in Ihrem Karlsruher Unternehmen sind weniger als 20 Personen mit der automatisierten Datenverarbeitung befasst und besonders sensible Daten spielen keine Rolle. Dann müssen Sie niemanden benennen. An die Datenschutzvorgaben halten müssen Sie sich aber weiterhin, und zwar lückenlos. Ohne benannten Datenschutzbeauftragten landen sämtliche organisatorischen Pflichten direkt bei der Geschäftsleitung. Bleibt die Frage, ob dort Zeit und Fachwissen dafür vorhanden sind.

Aus genau diesem Grund entscheiden sich viele Betriebe freiwillig für einen externen Datenschutzbeauftragten. Das nimmt Druck von der Führungsebene und zahlt gleichzeitig auf Ihr Image ein. In einer technologiegeprägten Region wie Karlsruhe, in der Kunden und Partner beim Thema Daten genau hinsehen, wird nachweisbar sauberer Datenschutz schnell zum Vertrauensbeweis und damit zum Vorsprung im Wettbewerb. Wir schauen mit Ihnen auf Ihre Prozesse und sagen Ihnen offen, ob und wie sich die freiwillige Benennung für Sie auszahlt.

Was zum Aufgabenbereich gehört, steht in Artikel 39 DSGVO. Im Kern kümmert sich ein externer Datenschutzbeauftragter um das gesamte Datenschutzmanagement des Unternehmens, das er betreut. Er nimmt den Ist-Zustand auf, berät Geschäftsführung und Belegschaft, schult und sensibilisiert die Mitarbeitenden, hält die Datenschutzdokumentation vollständig und arbeitet mit der zuständigen Aufsichtsbehörde zusammen. Auch bei der Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO berät er und überwacht ihre Umsetzung.

Diese Rolle bringt viel Verantwortung mit sich, weshalb Qualifikation und echte Praxiserfahrung bei der Auswahl den Ausschlag geben sollten. Darauf achten wir konsequent. Die komplette Dokumentation führen wir digital über ein modernes Datenschutzmanagementsystem, in das Sie jederzeit hineinschauen können.

Der gesetzliche Rahmen steht in Artikel 39 DSGVO. Kurz gesagt kümmert sich der externe Datenschutzbeauftragte um das gesamte Datenschutzmanagement des betreuten Unternehmens: Er erfasst den Ist-Zustand, berät Führung und Belegschaft, schult die Mitarbeitenden, hält die Dokumentation vollständig und steht im Austausch mit der zuständigen Aufsichtsbehörde. Auch die Beratung zur Datenschutz-Folgenabschätzung und die Kontrolle ihrer Umsetzung nach Artikel 35 DSGVO gehören dazu.

Weil an dieser Rolle viel Verantwortung hängt, sollten Qualifikation und gelebte Praxiserfahrung bei der Auswahl entscheiden. Darauf legen wir großen Wert. Ihre gesamte Dokumentation führen wir digital über ein modernes Datenschutzmanagementsystem, in das Sie jederzeit Einblick haben.

Wenn Sie zur Benennung verpflichtet sind, steht Ihnen die Wahl zwischen intern und extern offen. Beide Wege haben ihre Vor- und Nachteile.

Für die interne Lösung spricht das Insiderwissen: Eine eigene Kraft kennt Prozesse, Zuständigkeiten und Eigenheiten des Hauses. Dagegen stehen spürbare Personalkosten, ein laufender Aufwand für Schulungen und Wissenserhalt und die Tatsache, dass Ihr Unternehmen bei Fehlern selbst haftet. Oft bleibt zudem die Frage offen, ob sich die Aufgabe seriös neben dem eigentlichen Job stemmen lässt.

Ein erfahrener externer Datenschutzbeauftragter startet dagegen sofort durch. Mit erprobten Vorlagen, Fragebögen und einem digitalen Managementsystem erfasst er den Ist-Zustand zügig und zu kalkulierbaren Kosten. Diese Effizienz macht sich für Sie bezahlt. Wir setzen ausschließlich auf bestens ausgebildete, langjährig erprobte Datenschutzspezialisten.

Für praktisch jeden Betrieb, der personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet, quer durch alle Branchen und Größenklassen. Ob IT-Dienstleister, Softwareschmiede, Arztpraxis, Handelsbetrieb, Handwerk oder öffentliche Einrichtung: Wer elektronisch personenbezogene Daten erhebt und verarbeitet, kommt am Datenschutz nicht vorbei.

Karlsruhe und die umliegende Technologie-Region sind besonders stark von IT und wissensbasierten Dienstleistungen geprägt, vom frisch gegründeten Start-up bis zum gestandenen Mittelständler. Auch hier gilt: Über die Pflichten entscheidet nicht die Größe des Unternehmens, sondern die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten. Sind Sie unsicher, ob Ihr Betrieb die aktuellen Vorgaben erfüllt? Wir nehmen das unter die Lupe und zeigen Ihnen genau, wo noch etwas zu tun ist.

Einen einheitlichen Festpreis kann es beim Datenschutz nicht geben, weil kein Unternehmen wie das andere arbeitet. Wie hoch der Aufwand ausfällt, hängt vor allem von Ihrer Größe, der Art Ihrer Daten und dem gewünschten Betreuungsumfang ab. Wir nehmen deshalb vorab ein paar Eckdaten auf und legen Ihnen anschließend ein maßgeschneidertes Angebot zu fairen Konditionen vor, aus dem Sie klar ablesen können, was Sie investieren und was Sie dafür bekommen.

Für Unternehmen jeder Größe in und um Karlsruhe halten wir passende, gestaffelte Preise bereit:

• Preise für kleinere Karlsruher Unternehmen
• Preise für mittelständische Unternehmen aus Karlsruhe
• Preise für große Unternehmen aus Karlsruhe und der Region

Am Anfang steht immer ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch. Darin lassen sich erste Punkte klären, und beide Seiten bekommen die Informationen, die sie brauchen.

Wie für ganz Baden-Württemberg ist auch für Karlsruhe der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW) mit Sitz in Stuttgart zuständig. Das Amt hat aktuell Prof. Dr. Tobias Keber inne, der 2026 zusätzlich den Vorsitz der Datenschutzkonferenz (DSK) der unabhängigen Aufsichtsbehörden von Bund und Ländern führt. Die Behörde überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften im Land und kann bei Verstößen gegen DSGVO und BDSG Bußgelder verhängen.

Wichtig zu wissen: Wer einen Datenschutzverstoß vermutet, darf sich jederzeit direkt an die Behörde wenden, auch ohne selbst betroffen zu sein. Alle datenverarbeitenden Stellen in Karlsruhe und im übrigen Baden-Württemberg sind gegenüber dem LfDI voll auskunftspflichtig. Ob Ihr Unternehmen seine Pflichten korrekt erfüllt, prüfen unsere Datenschutzberater für Karlsruhe gern für Sie.