Externer Datenschutzbeauftragter der sich wirklich kümmert
Als Ihr externer Datenschutzbeauftragter übernehmen wir die Pflichten aus DSGVO und BDSG – und erledigen sie, statt Ihnen To-do-Listen zu schicken. Ihre Abläufe bleiben so gut es geht, wie sie sind, nur eben datenschutzkonform. Sie merken vor allem eins: mehr Zeit für Ihr Geschäft.
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Externer Datenschutzbeauftragter – das Wichtigste auf einen Blick
Vertrauenssache
Achten Sie auf ein integres Auftreten, gelebte Neutralität und nachweisbare Qualifikationen. Referenzen helfen bei der Einschätzung.
Er soll sich lohnen
Rechnen Sie nicht nur mit direkten Kosten. Bewerten Sie auch Flexibilität, Erfahrungsschatz und Verfügbarkeit – das Ergebnis überrascht oft.
Partner, nicht Gegner
Geben Sie ihm Informationen und Zugang zu Mitarbeitenden und Führungskräften. Dann zeigt er Ihnen, wie Sie Ihr Unternehmen besser aufstellen – und steht Ihnen zur Seite, wenn die Aufsichtsbehörde anklopft.
Externer Datenschutzbeauftragter: Wann ist er für Ihr Unternehmen erforderlich?
Wer einen Datenschutzbeauftragten benennen muss, regeln § 38 BDSG und Art. 37 DSGVO. Die Pflicht besteht, sobald einer dieser Punkte auf Ihr Unternehmen zutrifft:
Ab 20 Personen
Mindestens 20 Personen sind ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt (§ 38 Abs. 1 BDSG). Aufgepasst: Hier zählen Köpfe, nicht Vollzeitstellen!
Sensible Daten & Folgenabschätzung
Sie verarbeiten z. B. Gesundheitsdaten und müssen deshalb eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) durchführen. Dann gilt die Pflicht unabhängig von der Mitarbeiterzahl – auch im 3-Personen-Betrieb.
Übermittlung, Markt- & Meinungsforschung
Sie verarbeiten personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der (anonymisierten) Übermittlung oder der Markt- und Meinungsforschung.
Kerntätigkeit
Ihre Kerntätigkeit besteht in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Datenkategorien oder in der regelmäßigen, systematischen Überwachung von Personen (Art. 37 DSGVO).
Praktisch jede Person – vom Sekretariat bis zum Experten für Gewerbesteuer – arbeitet ständig mit personenbezogenen Daten. Die Grenze von 20 ist schnell erreicht.
Mit eigenen Handwerkern kann ein Betrieb selbst bei 50 Mitarbeitenden unter der Grenze liegen – entscheidend sind Regelmäßigkeit und Umfang der Verarbeitung in den jeweiligen Funktionen.
Auch ohne Benennungspflicht liegt die Verantwortung für den Datenschutz bei Ihrer Geschäftsführung. Viele Unternehmen beauftragen deshalb freiwillig einen externen Datenschutzbeauftragten, um die Aufgabe wirksam zu delegieren und das Team zu entlasten – auf Wunsch auch als Interim Manager im Datenschutz.
Ihr externer Datenschutzbeauftragter von ituso: Das übernehmen wir
Viele liefern Maßnahmenpläne. Wir liefern Ergebnisse – mit festem Ansprechpartner und benannter Vertretung.
Benennung & Meldung
Wir übernehmen die offizielle Rolle und melden Ihren Datenschutzbeauftragten bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 37 Abs. 7 DSGVO).
Ehrliche Bestandsaufnahme
Mit einem Datenschutz-Audit sehen wir gemeinsam, wo Sie stehen – und worauf es wirklich ankommt. Daraus entsteht ein priorisierter Plan.
Dokumentation, die stimmt
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, TOMs, Auftragsverarbeitungsverträge, Löschkonzept: Wir bauen auf und halten aktuell.
Ansprechpartner für alle
Für Mitarbeitende, Kunden, Dienstleister und Behörden – inklusive Unterstützung bei Betroffenenanfragen und Datenpannen.
Geschultes Team
Praxisnahe Mitarbeiterschulungen mit Nachweis, damit Datenschutz im Alltag gelebt wird.
Alles digital im Datenschutzmanagementsystem
Dokumente, Aufgaben und Status jederzeit im Blick, dazu ein regelmäßiger Tätigkeitsbericht an die Geschäftsführung.
Was macht ein externer Datenschutzbeauftragter? Aufgaben, Anforderungen & Kosten im Überblick
Welche Aufgaben hat ein externer Datenschutzbeauftragter?
Alle Unternehmen müssen unter der DSGVO ihre Datenschutzkonformität nachweisen können. Der externe Datenschutzbeauftragte unterstützt das Unternehmen bei der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen: Er berät, überwacht pragmatisch und sorgt für eine datenschutzkonforme Dokumentation.
Kurz gesagt ist er der „Kümmerer“, wenn es um Datenschutz geht. Dafür braucht er tiefes Fachwissen – und die Fähigkeit, es verständlich zu machen.
Eine Aufgabe hat er nicht – für manche „leider“
Er übernimmt nicht die rechtliche Verantwortung anstelle der Geschäftsführung und hat kein Weisungsrecht. Diese Managementaufgabe bleibt bei der Leitung des Unternehmens.
Beraten
Die Geschäftsleitung in allen Fragen der Konzeption und Umsetzung des Datenschutzmanagements.
Überwachen
Als neutrale Stelle kontrollieren, dass die Maßnahmen wirklich greifen – dafür braucht er weitgehende Einsichtsbefugnisse.
Ansprechstation sein
Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Lieferanten, Kunden und die Aufsichtsbehörde.
Dokumentation begleiten
Das Verzeichnis der Verarbeitungen weiterführen und bei der Vertragserstellung aktiv mitwirken.
Sensibilisieren
Mitarbeitende ins Thema einweisen und wirksame Schulungen organisieren und durchführen.
Welche Vorteile bietet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Sie ziehen keine wichtigen Kapazitäten für ein nicht offensichtlich wertschöpfendes Thema ab, holen sich aktuelle Fachkompetenz ins Haus und vermeiden arbeitsrechtliche Fragen einer internen Lösung. Der direkte Vergleich:
| Externer Datenschutzbeauftragter | Interner Datenschutzbeauftragter | |
|---|---|---|
| Fachkunde | Aktuelles Fachwissen zu DSGVO und BDSG ab Tag 1, Erfahrung aus vielen Mandaten | Ausbildung und laufende Fortbildung nötig – auf Kosten von Zeit und Budget |
| Kosten | Kalkulierbar: Die Leistung ist definiert, oft die günstigere Variante | Anteilige Lohn- und Nebenkosten, Fortbildung, Literatur, Arbeitsmittel |
| Kündigung & Wechsel | Es gilt der Geschäftsbesorgungsvertrag – ein Wechsel ist planbar | Sonderkündigungsschutz bei Pflichtbenennung (§ 38 Abs. 2 i. V. m. § 6 Abs. 4 BDSG), auch noch ein Jahr nach Ende der Tätigkeit |
| Betriebsrat | Kein direktes Mitspracherecht bei der Auswahl | Die Bestellung einer eigenen Person kann mitbestimmungspflichtig sein |
| Urlaub & Krankheit | Vertretung vertraglich geregelt, qualifizierter Vertreter benannt | Intern muss Ersatz gefunden werden – mit Kosten und Zeitaufwand |
| Risiken | Kein Interessenkonflikt; bei Pflichtverletzung haftet der Dienstleister | Gefahr von Interessenkonflikten und mangelnder Fachkunde |
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Externer Datenschutzbeauftragter: Florian Padberg im Interview
Was ein guter externer DSB leistet, woran Sie ihn erkennen – und warum Datenschutz nur wirkt, wenn er im Alltag ankommt.
Welche Qualifikationen sollte ein externer Datenschutzbeauftragter mitbringen?
Die DSGVO verlangt berufliche Qualifikation und Fachwissen (Art. 37 Abs. 5). Tipps: Darauf sollten Sie bei der Auswahl eines externen Datenschutzbeauftragten besonders achten:
Nachweis der Fachkunde
Eine „Zertifizierung nach DSGVO“ ist schnell behauptet. Fragen Sie nach Zertifizierungsstelle und Zertifizierungsstufe – und danach, wie die Fachkunde regelmäßig aktualisiert wird.
Referenzen
Lassen Sie sich Kunden nennen, die Sie kontaktieren können. Es geht um fachliche und persönliche Kompetenz – am Ende ist Datenschutz ein „People Business“.
Branchenexpertise
Er sollte wissen, wie der Hase in Ihrer Branche oder Unternehmensgröße läuft. Sonst bleibt es bei einer engen, formalen Auslegung ohne Blick für die Praxis.
Inhaltliche Ausrichtung
Juristisch, technisch oder Managementberatung? Wichtig ist, dass er nah an Ihren Themen ist – sonst erklären Sie ständig Ihre eigenen Prozesse.
Größe des Dienstleisters
Ein Team mit mehreren qualifizierten Beratern benennt Ihnen einen Vertreter bei Krankheit oder Urlaub. Der Einzelkämpfer hat meist kein Backup.
Echte Mehrwerte
Arbeitet er mit einem effektiven Datenschutzmanagement-Tool – oder mit Excel-Listen und Leitz-Ordnern? Wir nutzen DSM-Online: alles in einem System, für beide Seiten transparent.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht – Angebot und Nachfrage bestimmen den Preis. Mit einer kleinen Rechnung finden Sie aber schnell heraus, ob ein Angebot realistisch ist.
Und mal ehrlich: Was lässt sich in einer Stunde im Monat erledigen? Reicht Ihnen diese Zeit?
„Billig-Angebote“ genau prüfen
Für 99 oder 149 € im Monat „all-in mit Software“ dürfen Sie meist nicht mehr erwarten als ein paar Standard-Vorlagen und eine einfache Dokumentenablage.
Realistische Orientierung
Bei geringer Komplexität sind ca. 300–400 € Monatshonorar ein realistischer Preis für stabile Beratungsqualität mit langjähriger Erfahrung. Mehr Mitarbeitende und Filialen bedeuten mehr Betreuungsaufwand und höhere Kosten.
Äpfel mit Äpfeln vergleichen
Intern fallen Lohn- und Lohnnebenkosten, Fortbildung und Arbeitsmittel an. Und ein ehrlicher DSB sagt Ihnen vorab, was nicht im Basishonorar steckt – etwa eine zeitaufwändigere Begleitung einer größeren Datenpanne.
Besser: erst die Basis, dann die Betreuung
Darf ich einen externen Datenschutzbeauftragten in Regress nehmen, wenn ich mit ihm unzufrieden bin? Und wie einfach ist ein Wechsel?
Grundsätzlich ist ein Regress möglich. Sie müssen aber nachweisen, dass er seine Pflichten verletzt hat – etwa durch falsche Beratung, fehlende Neutralität oder Untätigkeit. Da es für die gesetzlichen Aufgaben keine festen Benchmarks gibt, hat das nur in recht offensichtlichen Fällen Aussicht auf Erfolg.
Zielführender ist eine passende Laufzeit des Geschäftsbesorgungsvertrags. Typisch sind 1–2 Jahre: genug Zeit, Ihr Unternehmen kennenzulernen – und ein absehbarer Ausstieg, falls es nicht passt. Diesen Vorteil haben Sie bei einem internen Beauftragten nicht.
Meist zeigt sich mit der Zeit aber eher der Nutzen: Ein guter externer DSB kontrolliert nicht nur, er ist auch Sparringspartner für Ihre Prozesse.
- Nach ein bis zwei Jahren ist Ihr Datenschutz kaum weiter als vorher
- Sie haben nur einen Namen und ein paar Vorlagen zum Selbstabarbeiten bekommen
- Es gibt keine Transparenz und der Datenschutz ist für Sie eine Blackbox
- Der Datenschutzbeauftragte wird als Person von den Beschäftigten komplett "abgelehnt".
Wechseln geht unkompliziert: Wir übernehmen Ihre bestehende Dokumentation. Zum Kennenlernen, bevor Sie sich binden, eignet sich unser Beratertag: Teile des Datenschutzes werden direkt erledigt und konkrete Maßnahmenpakete festgelegt.
Was spricht mehr für uns als unsere Kunden?
„Die Zusammenarbeit mit der ituso GmbH ist seit Jahren ausgezeichnet! Florian Padberg ist für uns ein kompetenter Ansprechpartner, der auch bei komplexen Fragestellungen immer eine fundierte und pragmatische Antwort parat hat. […]“
„Die Zusammenarbeit mit ituso ist hervorragend. Antworten kommen schnell und sind stets fokussiert und praxisnah. […] Absolut empfehlenswert!“
„Herr Padberg von ituso hat uns dabei unterstützt, unsere kompletten Datenschutzprozesse zu analysieren und zu optimieren. […] Wir können ituso wirklich uneingeschränkt weiterempfehlen. […]“
„Sehr unkomplizierte und kompetente Unterstützung in Datenschutzangelegenheiten. Besonders hervorzuheben ist die pragmatische Sichtweise, mit der die Themen angegangen werden.“
„Meine Erfahrungen sind sehr positiv. Insbesondere das Datenschutzmanagement wird hier sehr gut umgesetzt. […]“
Hinweis zur Echtheit der Bewertungen: Die angezeigten Bewertungen stammen aus unserem Google-Unternehmensprofil. Wir überprüfen sie nicht selbst auf Echtheit.
Persönlicher Service, wo immer Sie sind
Ihr Datenschutzanliegen verdient höchste Expertise und individuelle Betreuung. Mit unserem erfahrenen Team stehen wir kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie Fachabteilungen zur Seite - von Hamburg bis München, von Köln bis Dresden. Unser Expertennetzwerk garantiert passgenaue strategische Konzepte und engagierte operative Hilfestellung.
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UnternehmensstandortStandort der ituso GmbH bzw. der ituso Schweiz GmbH
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Standort NetzwerkpartnerAn diesen Standorten bieten wir unseren Kunden einen lokalen und ggf. erweiterten Service und spezialisierte Unterstützung über unsere Netzwerkpartner an.
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Wohnsitz MitarbeiterHier sind feste Mitarbeiter der ituso GmbH ansässig und bieten lokale Präsenz und Expertise in der Region an.
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Zuständigkeit Mitarbeiter oder NetzwerkpartnerEinzugsgebiete und Orte, die dedizierten ituso-Mitarbeitern oder Netzwerkpartnern zugeordnet sind.
FAQ: Externer Datenschutzbeauftragter
Ihre Frage ist nicht dabei? Wir beantworten sie gern persönlich.