Auskunftsersuchen DSGVO – Tipps wie Sie mit Anfragen von Betroffenen sicher umgehen
Auskunftsersuchen – ein klassisches Betroffenenrecht
Das Anfragevolumen ist seit Inkrafttreten der EU-DSGVO sprunghaft angestiegen. Die Beantwortung der Betroffenenanfragen verursachen bei vielen Unternehmen im operativen Tageschäft einige Probleme. Zusätzlich gibt es in den letzten Wochen einige Gerichtsentscheidungen zum Umfang des Auskunftsersuchens, die eine strenge Regelung – sprich ein hohes Auskunftsvolumen – vorsehen. Wir haben 5 Tipps für Sie, mit welchen Sie sicher durch die Betroffenenrechtsanfragen durchnavigieren.
#Datenschutzsnippet: Auskunftsersuchen
Beachten Sie: Die Informationspflichten des Verantwortlichen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten gehören zu den Betroffenenrechten ebenso wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit.
Eine Anfrage ist deshalb auf alle Fälle unbedingt zu beantworten.
Wie Sie im Tagesgeschäft mit Anfragen von Betroffenen sicher umgehen
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Gewusst WO (Vorbereitender Tipp)
Analysieren Sie Ihre Systeme und identifizieren Sie welche Datenkategorien, in welchen Systemen, wo gespeichert werden. Das erleichtert die Suche im Falle einer Anfrage enorm.
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Können Sie den Anfragenden sicher identifizieren?
Bei Eintreffen einer Informationsanfrage führen Sie bitte eine Identifikation des Anfragenden durch. Dies dient Ihrer eigenen Absicherung (Vermeidung Fake Anfragen, die nur auf Datenklau aus sind). Ein gutes Beispiel für eine solche Identifikationsmöglichkeit ist z. B. eine temporäre Passkopie.
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Was tun bei sehr umfangreichen Anfragen?
Wenn die Anfrage sehr generell erscheint, es eine Vielzahl an möglichen Datenkategorien gibt und es sehr aufwändig ist die Daten herauszusuchen, fragen Sie den Anfrager nach dem Hintergrund für seine Anfrage. Das reduziert meist die Informationen die Sie liefern müssen deutlich und erleichtert die Zusammenstellung.
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Frist für die Beantwortung beachten
Sie haben einen Monat Zeit für die Beantwortung einer Anfrage. Bitte halten Sie sich an diese Frist.
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Muss ich jede Auskunftsanfrage beantworten?
Ja. Beantworten Sie auf jeden Fall jede legitime Auskunftsanfrage. Wenn Sie keine Daten zu dieser Person verarbeiten, dann antworten Sie einfach mit einer Leermeldung. Aber antworten Sie.
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